Notre service gestion de syndic de copropriété
Notre service copropriété est composé de deux gestionnaires et deux assistants. Chaque binôme est chargé de gérer environ 45 immeubles dans un périmètre géographique cohérent afin d’optimiser son déplacement.
A ces deux binômes s’adjoint un binôme de comptables. Ils s’occupent de la gestion financière des immeubles: appels de fonds, répartition annuelle des comptes, intégration des comptages d’eau et d’énergie, suivi comptable des travaux, réponse aux conseillers syndicaux et aux copropriétaires par email et au téléphone, etc.
Nos missions en tant que Syndic de Copropriété
Convocation et tenue des Assemblées générales
Nous organisons la tenue des assemblées générales et des réunions du conseil syndical si nécessaire. En tant que professionnel de l’immobilier, nous veillons au respect du formalisme des convocations et de la tenue des assemblées générales.
Entretien de l’immeuble
En tant que responsable de la gestion des parties communes d’un immeuble (ascenseurs, halls, cages d’escalier, conduites d’eau communes, chaufferie, toiture, gros œuvre), nous veillons au bon état du bâtiment et à la sécurité des occupants. Nous prévoyons et programmons les travaux de réfection et d’aménagement, faisons établir des devis par les entreprises et assurons la réception des travaux.
Visites des locaux
Les gestionnaires organisent les visites sur site en coordination avec le conseil syndical au moins une fois par an selon ce qui a été demandé par les copropriétaires et intégré au contrat.
Tenue de la comptabilité
Nous tenons la comptabilité générale de l’immeuble (contrats d’assurance, règlement des factures, salaire des gardiens). Nous établissons les budgets, calculons les charges des copropriétaires, percevons les appels de fonds et effectuons la reddition une fois les comptes approuvés en assemblée générale.
Gestion du budget et des dépenses de la copropriété
Avec le conseil syndical, nous établissons le budget prévisionnel de votre immeuble afin de pouvoir appréhender les futurs appels de fonds de la copropriété, mais aussi les travaux qui seront présentés au vote en assemblée générale et leur budget.
Gestion des contentieux impayés
Lorsqu’un copropriétaire ne paye pas ses charges dans les délais qui lui sont impartis, nous engageons les démarches nécessaires en vue du recouvrement des montants impayés pour le compte de la copropriété. Nous mettons en place des échéanciers et si nécessaire nous entamons des procédures judiciaires.
Extranet / Espace Client (sur toute la largeur)
Le règlement de copropriété et ses modificatifs, les contrats de l’immeuble, les factures sont numérisés et mis à disposition sur notre espace client. En outre, chacun a accès de façon sécurisée à sa comptabilité en nos livres et a accès au paiement de ses charges par « prélèvement à la demande ». Chacun peut choisir ce qu’il paie et le faire directement sur son espace client.
Suivi des procédures
En cas de procédures qui mettent en cause la copropriété, nous préparons le dossier en demande comme en défense avec nos avocats conseils et en assurons le suivi.
Recrutement du personnel
Nous assurons le recrutement et la gestion du personnel d’entretien (gardien, employé d’immeuble, etc) afin de servir au mieux les intérêts des copropriétaires.
Archives
Toutes les archives en format papier des immeubles que nous gérons sont confiées à un archiviste professionnel pour un prix négocié. Elles sont ainsi protégées contre tout risque physique.
Formation continue
Parce que nous pensons que nous devons toujours être à la pointe de la formation pour rendre un bon service à nos clients, nos collaborateurs sont formés de façon continue tant sur les évolutions réglementaires et législatives que sur les savoir-faire de nos métiers.